Ciao, benvenuto in un nuovo episodio de “Le chiavi di Claudia”. Siamo quasi arrivati al termine della rubrica dedicate alle basi per une gestione efficace. Oggi vediamo insieme il quinto elemento, ossia la capacità di analisi.

So che detto così non significa molto, è un pò astratto, ma con capacità di analisi intendo proprio sviluppare il senso critico che permette di studiare e trarre risposte utili alla tua gestione proprio dai dati statistici.

Se non puoi misurarlo, non puoi migliorarlo !

Per poter sviluppare la capacità di analisi, dobbiamo prima di tutto iniziare a prendere nota dei vari dati di andamento che ci interessa monitorare nel tempo. Come diceva William Thomson Kelvin, “se non puoi misurarlo, non puoi migliorarlo” ! In seguito potremo osservare l’evoluzione e cominciare a studiare i dati in questione.

Per anni ho registrato dati in svariate tabelle, solo perchè mi era stato chiesto di farlo, senza dover capire più di tanto cosa quei dati potessero darmi. Li osservavo in modo passivo e impotente. Prendevo atto che un mese era andato meglio di un altro ma senza sapere perchè, ne cosa avrei potuto fare per cambiare l’andamento dei risultati. Questo fino al giorno in cui sono diventata direttrice.

Da quando ho iniziato a dover rendere conto ai miei investitori dei risultati dell’attività, la storia è cambiata. Ho iniziato a chiedermi cosa avesse un impatto sul risultato e a cercare le risposte per poter giustificare ogni aumento o perdita di fatturato. Ho imparato che monitorare senza analizzare non serviva a nulla. Al contrario, ho capito che l’analisi se fatta come si deve ti permette di gestire al meglio la tua struttura, si perchè sono i dati statistici a dirti in modo chiaro cosa della tua strategia sta funzionando e cosa invece non porta i frutti sperati.

Da dove iniziare?

Prima di poter sviluppare la tua capacità di analisi devi iniziare a raccogliere i dati che vuoi studiare. Quindi, parti dal decidere cosa vuoi monitorare e a cercare sul tuo PMS tutte le informazioni che ti servono. La maggior parte dei PMS ti permette di ricavare dei rapporti mensili di tasso di occupazione, prezzo medio, fatturato, numero di camere vendute ecc.

Se hai accesso ad uno storico di almeno due anni, ti consiglio di andare a recuperare tutti i dati registrati in passato che ti interessano e di registrarli all’interno di una tabella Excel. Altrimenti, se hai appena aperto la tua struttura o se non hai accesso ai dati degli anni precedenti, puoi comunque iniziare a registrare i tuoi risultati attuali in modo regolare, ad esempio mensilmente, settimanalmente o anche giornalmente e a scadenze regolare fare un bilancio per capire dove stai performando bene e dove invece devi aggiustare il tiro.

Cosa analizzare?

Una volta che avrai raccolto tutti i dati, puoi iniziare ad analizzare quello che è successo. Excel, per questo tipo di analisi, è lo strumento per eccellenza, ti permette di ricavare dei grafici dai tuoi dati e farti vedere in modo chiaro l’andamento dei tuoi risultati.

Analizzare significa anche saperti fare le domande giuste e mai accontentarti di un risultato, positivo o negativo, senza sapere come ci sei arrivato. Devi quindi indagare per capire quali sono le cause di un fatturato maggiore al previsto o maggiore a quello registrato negli ultimi anni. Nulla è mai frutto del caso, almeno non del tutto. Soprattutto quando dietro c’è tanto duro lavoro è bene saperlo dimostrare dati alla mano.

Ti faccio un esempio pratico, se decidi di creare una nuova tariffa con colazione inclusa, assicurati di distinguere bene questa tariffa sul tuo PMS in modo da poter osservare, durante l’analisi, il percentuale di clienti che l’ha scelta. In questo modo potrai capire se ha avuto successo e quindi continuare a proporre questa tariffa o se eliminarla perché manca la domanda.

Strumenti utili e indispensabili

1. Excel: Come dicevo Excel è il miglior compagno di viaggio per tracciare, studiare e analizzare dati. Oltre a permetterti di fare tantissime cose all’interno delle sue tabelle è anche possibile fare interagire diverse tabelle fra loro. Creare documenti evolutivi che si scambiano informazioni senza che tu debba ripeterle ovunque. Questo permette di ridurre i tempi e anche gli errori.
2. Channel manager e PMS: La maggior parte dei channel manager e dei PMS ti permettono di ricavare tantissime statistiche su tipo di prenotazioni, canale, numero di camere, fatturato, prezzo medio e tanto altro. Se lavori con un channel manager e un PMS (se non lo fai te lo consiglio!) hai due strumenti preziosi a disposizione per fare le tua analisi.
3. Benchmark: Un altro strumento molto utile per fare l’analisi è il benchmark, un indice (o una composizione di indici) che rappresenta l’andamento di un mercato di riferimento, nel nostro caso del settore alberghiero, che ci permette quindi di valutare, in chiave comparativa, l’andamento della nostra attività rispetto ad altre attività concorrenti presenti nello stesso mercato.

Conclusione

L’analisi ti permette di testare le tue scelte di gestione e di sapere con dati concreti se erano giuste o sbagliate, se hanno portato risultati positivi o negativi, se continuare sulla stessa strada oppure cambiare completamente rotta. Per questo dico spesso che saper analizzare il proprio lavoro ci permette di conoscere le risposte chiave per gestire al meglio la nostra struttura. Non serve guardare cosa fanno gli altri, quello che funziona per loro non è detto che funzionerà par noi. La risposta l’abbiamo già, bisogna solo imparare a leggerla fra le righe o meglio fra le cifre !